このユニットの結論
「システムが古い」は、刷新のきっかけにはなっても、理由にはなりません。
古いことで業務の何が困っているのか、このまま使い続けると何が起きるのかを、業務の言葉で説明できたときに、はじめて大きなお金と人をかける理由になります。
1. 何の話か
このユニットは、刷新の理由の立て方の話です。
長く使ってきた基幹システムについて、「もう古いので新しくしたい」という声が上がるのは自然なことです。しかし、経営の立場から見ると、「古い」だけでは、数年がかりで多くの人と費用をかける判断はできません。
経理の仕事にたとえると、「この備品は古いので買い替えたい」という申請に、「古いこと」しか書かれていない状態です。承認する人は、「今、何が困っているのか」「買い替えないと何が起きるのか」を知りたいはずです。
2. なぜ必要か
理由が「古いから」だけのまま進めると、一般的に次のことが起きます。
- 何を良くするのかが決まらず、「今と同じものを新しく作る」ことが目的になる
- 要望が出るたびに判断の物差しがなく、範囲が広がり続ける
- 稼働したあとに、投資して良かったのかを誰も説明できない
- 「今のままでも動いている」という反対に、答えられない
3. このユニットで分かること
- 「古い」の中身を、業務の困りごとに分けて考える方法
- 「やらない場合に何が起きるか」を理由に含める考え方
- 刷新の理由の整理で、AIに任せてよいことと人間が決めること
4. 「古い」の中身を分けてみる
「古い」という言葉の中には、たいてい、性質の違う困りごとがいくつも混ざっています。一般的には、次のように分けて考えます。
| 「古い」の中身 | 業務の言葉にすると（教材上の例） | 確かめること |
|---|---|---|
| 保守を続けられない | 使っているソフトウェアや機器の提供元の支援が、いずれ終わる | いつ終わるのか。終わると何ができなくなるのか |
| 分かる人がいない | 仕組みを知る人が減り、直すたびに時間がかかる | 直すのにどれだけ時間がかかっているか |
| 業務の変化についていけない | 新しい契約の形や組織の変更を、手作業で補っている | 手作業の量と、間違いの起きやすさ |
| データがつながらない | 同じ情報を複数の仕組みに入れ直している | 入れ直しの手間と、数字の食い違い |
| 見たい情報がすぐに見られない | 経営が知りたい数字が、締めのあとにしか分からない | 誰が、いつ、何を見たいのか |
大切なのは、どれも「だから業務の何が困るのか」まで書くことです。「保守が終わる」だけでは不十分で、「保守が終わると、障害のときに直せず、請求の業務が止まるおそれがある」まで書くと、承認する人が重さを判断できます。
5. 「やらない場合」も理由の一部
刷新の理由には、「新しくすると何が良くなるか」だけでなく、「新しくしないと何が起きるか」も入ります。
- 今のまま使い続けた場合、いつ、どんな危険があるか
- 部分的に直す、延命するなど、刷新以外の選択肢はないか
- その選択肢と比べて、刷新が良いと言える理由は何か
刷新以外の選択肢を比べずに「刷新しかない」と書くと、承認する人は判断の材料を持てません。
CASE FACTFROZEN正本に記載されたアステリア案件の事実
アステリア案件に関係する記載
- アステリア株式会社：架空企業。業種は ITコンサルティング・システム開発
- 売上高 約5,000億円、従業員 約4,000名
- 大規模基幹システム刷新
- M-6 構想開始、M0 正式キックオフ
正本にあるのは「大規模基幹システム刷新」を行うことまでです。刷新に至った理由、今のシステムが抱えていた課題、刷新以外の選択肢を検討したかどうかは、正本に記載がありません。未確定 上の表の例は教材上の例で、アステリア案件の課題ではありません。
6. THINK — 「保守が終わるので刷新します」
（教材上の例）構想の打ち合わせで、IT部門の担当者が次のように説明しました。
「今のシステムは、使っているソフトウェアの保守が数年後に終わります。だから刷新が必要です。」
問題
この説明だけで、刷新の理由として十分でしょうか。
判断例を開く
判断
きっかけとしては重要ですが、理由としてはまだ足りません。
確認すること:
- 保守が終わると、業務のどこが、どのように困るのか
- 保守の延長や、その部分だけの入れ替えなど、刷新以外の方法はないか
- 刷新する場合、保守の問題を解消する以外に、業務の何を良くしたいのか
- 業務の側の責任者は、この困りごとをどう見ているか
保守の終わりだけを理由にすると、「今と同じものを新しく作る」ことが目的になりがちです。業務の困りごとと合わせて、理由を組み立て直します。
7. よくある失敗
- 「古い」「使いにくい」という言葉だけで、困りごとを具体的に書かない
- IT部門だけで理由を作り、業務の側の困りごとを聞かない
- 刷新以外の選択肢を比べない
- 「新しい技術を使うこと」そのものを理由にする
- 理由を書いた文書を、承認のあとに誰も読み返さない
8. 成果物との接続
- BUS-001 現状課題一覧：今の業務とシステムの困りごとを並べる
- BUS-002 システム投資企画書：困りごとから目的・費用・効果までを1つの文書で示し、承認を得る
- BUS-003 プロジェクト対象範囲定義書：理由と目的に照らして、今回の対象を決める
9. AI WORKFLOW — 困りごとを業務の言葉に言い換えさせる
AIは、聞き取りのメモから困りごとを取り出し、分類する下書きに役立ちます。
指示例:
「次の聞き取りメモから、今のシステムについての困りごとを取り出してください。それぞれについて、①業務のどこで困っているか、②メモに書かれた根拠、を表にしてください。メモに書かれていない影響や金額は書かず、空欄にしてください。刷新すべきかどうかは判断しないでください。」
10. REVIEW — AIの整理を確認する
- 困りごとが、元のメモの言葉と合っているか
- AIが、書かれていない影響の大きさを推測で書いていないか
- 聞き取りの相手（業務の担当）に、整理の内容を確かめてもらったか
- メモを AI に渡してよいか（社内の情報の扱い）を、事前に確かめたか
ADVANCED深掘り — 実務者向けに一段深く
深掘り — 「何もしない案」を基準線に置く
比べる相手は「何もしない」
刷新の理由を組み立てるとき、比べる相手を先に決めます。世界で共有されている考え方では、「何もしない案（現状維持）」を基準線に置きます。何もしないと、いつ、何が起きるか（保守が切れる、分かる人が退職する、手作業が増え続ける）を、年ごとに並べます。刷新の効果は、この基準線との差として書きます。基準線がないと、効果は「今よりよくなる」という漠然とした話になります。
遅らせる費用を見積もる
「今やるか、来年やるか」も判断の 1 つです。遅らせると、その間に手作業の費用と危険が積み上がります。この積み上がりを「遅延コスト」と呼びます。たとえば、手作業の補いに毎月一定の時間がかかっているなら、1 年遅らせた場合の時間の合計は計算できます（教材上の例）。遅延コストが見えると、「今でなくてもよい」という反対にも、数字で答えられます。
困りごとに重さを付ける
困りごとの一覧には、重さの違いがあります。「起きる確からしさ」と「起きたときの業務への影響」の 2 つで並べ替えると（03-07）、刷新の理由の中心に置く困りごとが決まります。すべてを同じ重さで並べると、承認する人には「困りごとが多い」ことしか伝わりません。
記録に残すもの
基準線の前提（保守の期限、人の見込み、手作業の時間の測り方）、遅延コストの計算、重さの付け方。あとで前提が変わったとき、どこが変わったかを説明できる形にします。
現場で確かめる問い
- 「何もしない案」で、いつ何が起きるかを年ごとに書いたことがあるか
- 手作業の補いにかかっている時間を測っているか。測っていないなら、何から測るか
- 困りごとを、確からしさと影響の 2 つで並べ替えたか。中心に置く困りごとは何か
- 基準線の前提のうち、来年には変わりそうなものはどれか
アステリア案件で刷新の理由がどう組み立てられ、何もしない案と比べたかどうかは、正本に記録がありません。記録なし
11. 人間が判断すること
- どの困りごとを、刷新の理由として重く見るか
- 刷新と、刷新以外の選択肢のどちらを選ぶか
- 刷新に進むかどうか（投資承認は、AIへ最終委任しない事項です。正本の方針）
12. 判断演習
あなたは、刷新の構想をまとめる担当です。
業務の担当から「今のシステムは画面が古くて使いにくい」という声を聞きました。この声を、刷新の理由として使えるかどうかを判断するために、相手に聞き返す質問を3つ考えてください。
あなたの記録あなたの考え。事実ではありません
判断ノート
このユニットで覚えてほしいこと
「古い」は理由ではなく、業務の困りごとを探す入口です。
困りごとを業務の言葉で書き、やらない場合に何が起きるか、刷新以外の選択肢と比べてどうかまで示して、はじめて刷新の理由になります。